Jak prawidłowo negocjować z kontrahentami – część 2: Prowadzenie rozmów i taktyka

Po dokładnym przygotowaniu, zdefiniowaniu celów i opracowaniu alternatywnych rozwiązań (patrz część 1) nadchodzi decydujący moment: rozmowa negocjacyjna. Tutaj widać, jak dobrze jesteś przygotowany – i jak umiejętnie posługujesz się językiem, mową ciała, argumentami i taktyką. Rozmowy negocjacyjne to coś więcej niż tylko wymiana liczb: to scena, na której rozgrywają się interesy, relacje i strategiczne decyzje. W drugiej części dowiesz się, jak pewnie bronić swojego stanowiska, wykorzystać efekty psychologiczne i uniknąć typowych błędów negocjacyjnych.

1. Pierwsze wrażenie jest najważniejsze Już początek rozmowy może mieć decydujący wpływ na jej przebieg. Zwróć uwagę na: Punktualność i wygląd: pewność siebie, ale bez arogancji.

Język ciała: otwarty, spokojny, obecny.

Small talk: wykorzystaj pierwsze minuty, aby stworzyć przyjemną atmosferę – sympatia ułatwia późniejsze osiągnięcie porozumienia.

Negocjacje, zwłaszcza z partnerami zewnętrznymi, opierają się również na osobistym wrażeniu. Kto buduje zaufanie, może później łatwiej poruszyć krytyczne kwestie.

2. Podkreślaj własne interesy, a nie stanowiska Negocjowanie nie oznacza uparte domaganie się konkretnej kwoty. Chodzi raczej o wyjaśnienie własnych interesów: Zamiast: „Zapłacimy maksymalnie 70 000 euro”.

Lepiej: „Mamy ustalony budżet oparty na poprzednich projektach – musimy się go trzymać”.

W ten sposób unikasz konfrontacji, a jednocześnie pokazujesz swoje motywy. Buduje to zrozumienie i otwiera przestrzeń dla kreatywnych rozwiązań.

3. Aktywne słuchanie jako narzędzie negocjacyjne Dobrzy negocjatorzy nie tylko mówią – oni słuchają. Zwróć uwagę na: dobór słów i niuanse: co naprawdę zostało powiedziane?

Język ciała: jak pewnie zachowuje się kontrahent?

Niewypowiedziane: czy są jakieś wskazówki dotyczące ukrytych interesów?

Poprzez aktywne słuchanie (zadawanie pytań, podsumowywanie, odzwierciedlanie) okazujesz szacunek, a jednocześnie zbierasz cenne informacje.

4. Kierowanie ramami negocjacji Kto kieruje przebiegiem rozmowy, często ma kontrolę. W tym celu należy: Zmniejsz presję czasu: nie daj się ponieść emocjom. „Nie chcemy podejmować pochopnych decyzji”.

Rób notatki: to sygnalizuje powagę.

Grupuj tematy: zamiast omawiać punkt po punkcie, lepiej omów bloki tematyczne – na przykład „pakiet usług”, „harmonogram”, „cena” itp.

Dzięki temu zachowasz strukturę rozmowy, nawet jeśli stanie się ona emocjonalna lub złożona.

5. Celowe wykorzystanie efektu kotwicy Tak zwany efekt kotwicy opisuje zjawisko psychologiczne: pierwsza podana liczba często wpływa na cały przebieg negocjacji. Na przykład osoba, która jako pierwsza podaje cenę, często nieświadomie ustala „punkt wyjścia” dla wszystkich dalszych rozważań. Wskazówka: Jeśli jesteś dobrze przygotowany, sam ustal punkt odniesienia (np. poprzez ofertę ceny początkowej).

Jeśli wykonawca jako pierwszy ustala kotwicę: natychmiast zrelatywizuj, np. „To znacznie przewyższa nasze standardy rynkowe”.

6. Celowe wykorzystanie ciszy Często niedoceniany, ale bardzo skuteczny środek: cisza. Wiele osób ma tendencję do natychmiastowego wypełniania luk w rozmowie – często niechcianymi ustępstwami. Wykorzystaj przerwy, aby: zasygnalizować, że zastanawiasz się nad odpowiedzią

dać rozmówcy możliwość kontynuowania rozmowy

wzmocnić swoją pozycję bez wywierania presji

Ważne jest, aby wytrzymać, nawet jeśli wydaje się to nieprzyjemne.

7. Rozpoznawanie taktyk – i neutralizowanie ich Doświadczeni wykonawcy czasami stosują celowe taktyki. Przykłady: „Dobry glina / zły glina” – dwaj przedstawiciele świadomie odgrywają przeciwstawne role.

Pozorne niezainteresowanie – aby zaniepokoić klienta.

„Ostatnia oferta” – wywieranie presji poprzez sztuczne nadanie ostatecznego charakteru.

Rozpoznajesz takie zagrywki? Zachowaj spokój, nie reaguj emocjonalnie, powróć do faktów – a w razie potrzeby reaguj w sposób przyjazny, ale stanowczy.

8. Opracuj kreatywne rozwiązania Nie zawsze czyste targowanie się o liczby prowadzi do celu. Lepiej: myśl kreatywnie. Przykłady: Zamiast obniżki ceny: wynegocjuj dłuższe terminy płatności lub dodatkowe usługi.

Zamiast stałych terminów: wprowadź zasady bonusowo-malusowe za terminowość.

Zamiast oferty ryczałtowej: zaproponuj umowy wielostopniowe lub opcje późniejszej rozbudowy.

W ten sposób powstają sytuacje korzystne dla wszystkich stron – i obie strony mogą wyjść z negocjacji z dobrym samopoczuciem.

9. Natychmiastowe sporządzanie pisemnych umów Nie ma nic bardziej irytującego niż „nieporozumienie” po intensywnych negocjacjach. Dlatego należy: Wszystkie ważne informacje należy natychmiast protokołować – najlepiej wspólnie.

Należy zapewnić wiążący charakter ustaleń – nawet w przypadku ustnych porozumień.

Należy wyjaśnić, kto co dostarczy lub wykona i w jakim terminie.

W idealnym przypadku na koniec uzgadnia się konkretny następny krok: „Do piątku prześlemy Państwu projekt do sprawdzenia”.

10. Dbaj o relacje Negocjacje z kontrahentami są często początkiem dłuższej współpracy. Dlatego należy pamiętać, że uczciwość się opłaca – krótkotrwałe sztuczki mogą zniszczyć długotrwałe zaufanie.

Zachowaj szacunek – nawet jeśli zlecenie nie dojdzie do skutku.

Przekazuj informacje zwrotne – np. dlaczego podjęto taką, a nie inną decyzję.

Dobry ton i przejrzysta komunikacja stanowią podstawę przyszłych projektów.

Podsumowanie: skuteczne negocjacje to mądre kierowanie, a nie wygrywanie Udane negocjacje to nie walka, ale inteligentna rozmowa między partnerami, którzy mają częściowo różne interesy. Kto jest przygotowany, słucha, myśli taktycznie, a jednocześnie pozostaje człowiekiem, częściej osiągnie trwałe rozwiązania – z kontrahentami, którzy chętnie będą z Tobą współpracować ponownie.