10 typowych błędów popełnianych przy wyborze wykonawców i jak ich uniknąć

Wstęp: Zła decyzja kosztuje – czas, pieniądze i nerwy Niezależnie od tego, czy chodzi o budowę, IT, event czy przemysł – wybór odpowiedniego wykonawcy jest jedną z najważniejszych decyzji w przebiegu projektu. Zatrudnienie niewłaściwego wykonawcy niesie ryzyko opóźnień, niskiej jakości usług, przekroczenia budżetu, a nawet konfliktów prawnych. Jednak wiele z tych problemów można uniknąć – jeśli zna się najczęstsze pułapki. W tym artykule przedstawiamy 10 typowych błędów przy wyborze wykonawców oraz podpowiadamy, jak ich systematycznie unikać.

1. Wybór wyłącznie na podstawie najniższej ceny Błąd: Najtańszy wykonawca automatycznie otrzymuje zlecenie – bez względu na doświadczenie, wiarygodność czy jakość. Skutek: Niska jakość wykonania, dodatkowe koszty, opóźnienia, niesprawna komunikacja. Jak uniknąć: Oceń oferty całościowo – biorąc pod uwagę takie kryteria jak doświadczenie, jakość, możliwości, referencje i cena. Ekonomicznie opłacalny wykonawca nie musi być najtańszy.

2. Brak sprawdzenia zdolności kredytowej Błąd: Nie sprawdza się sytuacji finansowej wykonawcy. Skutek: Upadłość w trakcie projektu, brak dostaw, nieopłaceni podwykonawcy. Jak uniknąć: Sprawdź zdolność kredytową przez biura informacji gospodarczej (np. Creditreform, D&B) lub poproś o oświadczenie z aktualnymi danymi finansowymi. Szczególnie ważne przy dużych projektach.

3. Brak referencji Błąd: Ufanie jedynie oświadczeniom wykonawcy – bez niezależnej weryfikacji. Skutek: Zatrudnienie kogoś bez wystarczającego lub odpowiedniego doświadczenia. Jak uniknąć: Poproś o konkretne projekty referencyjne – najlepiej z danymi kontaktowymi poprzednich zleceniodawców. Skontaktuj się z nimi i zapytaj o przebieg projektu, komunikację, rzetelność i rezultat.

4. Niewyraźny zakres prac Błąd: Zlecenie jest przyznawane na podstawie ogólnikowych lub nieprecyzyjnych opisów. Skutek: Nieporozumienia, dodatkowe koszty, spory prawne. Jak uniknąć: Przygotuj szczegółowy wykaz prac lub specyfikację. Wszystkie kwestie ustal na piśmie: zakres, jakość, terminy, warunki płatności, gwarancje.

5. Brak weryfikacji kwalifikacji i dokumentów Błąd: Zakłada się, że wykonawca „wie, co robi”. Skutek: Brak fachowej wiedzy, niewłaściwy personel, łamanie przepisów. Jak uniknąć: Poproś o certyfikaty, świadectwa mistrzowskie, potwierdzenia szkoleń lub uprawnienia branżowe. Szczególnie ważne przy pracach związanych z bezpieczeństwem (np. elektryka, statyka, IT-security).

6. Brak oceny dostępności zasobów Błąd: Zlecenie trafia do firmy, która prowadzi wiele projektów jednocześnie i nie ma wystarczających zasobów. Skutek: Opóźnienia, słaba dostępność, przekroczenie terminów. Jak uniknąć: Już na początku ustal: Ilu pracowników jest do dyspozycji? Kto jest Twoim kontaktem? Ile podobnych projektów firma realizuje równocześnie?

7. Ignorowanie intuicji w komunikacji Błąd: Pomija się sygnały ostrzegawcze, takie jak wymijające odpowiedzi, brak przejrzystości czy niejasne wypowiedzi – ważny jest tylko niski koszt. Skutek: Zła współpraca, konflikty, utrata zaufania. Jak uniknąć: Słuchaj swojego przeczucia, szczególnie na wczesnym etapie. Dobry wykonawca komunikuje się otwarcie, wiarygodnie i jasno. Niepewność na początku często zapowiada problemy w trakcie realizacji.

8. Brak pisemnego potwierdzenia ustaleń Błąd: Kluczowe ustalenia (np. termin realizacji, warunki płatności, gwarancje) są zawierane ustnie lub mailowo. Skutek: Spory, problemy dowodowe, niejasne zobowiązania. Jak uniknąć: Zawsze spisz wszystkie umowy – najlepiej w formie prawnie zweryfikowanego kontraktu lub zgodnego z VOB (przy projektach budowlanych). Ustne ustalenia nie mają wartości prawnej.

9. Niewystarczająca kontrola podwykonawców Błąd: Główny wykonawca zatrudnia podwykonawców, których inwestor nie zna i nie może zweryfikować. Skutek: Pogorszenie jakości, niejasne odpowiedzialności, problemy komunikacyjne. Jak uniknąć: Zażądaj listy planowanych podwykonawców. Uzgodnij prawo do odrzucenia niektórych firm. Zapytaj, jak wykonawca kontroluje jakość i terminy podwykonawców.

10. Brak systematycznej metody wyboru Błąd: Decyzje są podejmowane spontanicznie, intuicyjnie lub na podstawie sympatii. Skutek: Złe decyzje, brak transparentności, wewnętrzne spory. Jak uniknąć: Stosuj systematyczną matrycę oceny – z określonymi kryteriami, wagami i dokumentacją. To zapewnia przejrzystość – także w zespole czy wobec inwestora.

Wskazówka: Wykorzystaj wsparcie cyfrowe – np. Molphoro.ch Staranny wybór wykonawcy wymaga czasu, wiedzy i uporządkowanych procesów. Jeśli nie przeprowadzasz ich regularnie lub czujesz się niepewnie, skorzystaj z narzędzi cyfrowych. Szwajcarski portal Molphoro.ch pomaga znaleźć, zweryfikować i porównać wykonawców – oferując: Weryfikację referencji

Listy propozycji dopasowane do projektu

Przegląd dokumentów i kontrolę dowodów

Cyfrową funkcję porównawczą i wsparcie w przetargach

Dzięki temu typowe błędy, takie jak niepełna kontrola, brak porównywalności czy słaba dokumentacja, można systematycznie wyeliminować. Szczególnie przydatne dla inwestorów, architektów i kierowników projektów.

Podsumowanie: Błędy można uniknąć – dzięki systemowi, staranności i strukturze Wybór wykonawcy to nie formalność, lecz strategiczna decyzja wpływająca na sukces projektu. Znając i świadomie unikając typowych błędów, chronisz się przed problemami, dodatkowymi kosztami i ryzykiem finansowym. Z jasną strategią weryfikacji, pisemną dokumentacją, uporządkowanym porównaniem i profesjonalnym wsparciem (np. przez portale takie jak Molphoro.ch) wybór będzie pewny – a Twój projekt zacznie się na solidnych fundamentach.